TIAS School for Business and Society is de gezamenlijke business school van Tilburg University en de TU Eindhoven die zich naast ‘conventionele’ masterprogramma’s ook richt op masterclasses, MBA’s en korte cursussen voor professionals.
In 2020 definieerde TIAS haar strategische prioriteiten om het onderwijsaanbod beter te laten aansluiten bij de behoeften van de moderne, volwassen cursist. Werkenden doen steeds vaker aan bijscholing, maar doen dit doorgaans naast hun drukke baan en willen daarbij zelf de regie behouden en het tempo bepalen. Om dit in goede banen te leiden, zocht TIAS naar een nieuw, eigentijds studenteninformatiesysteem (SIS) dat een antwoord biedt op de specifieke uitdagingen in het volwassenenonderwijs.
De keuze viel uiteindelijk op Eduframe, dat mede dankzij de krachtige integratie met Canvas LMS heeft bijgedragen aan:
- Schaalbaarheid, Automatisering & Efficiëntie: Eduframe standaardiseert en automatiseert diverse administratieve processen, waardoor de werkdruk daalt en de efficiëntie stijgt.
- Flexibel en modulair onderwijs: Eduframe maakt het mogelijk om flexibel en modulair onderwijs aan te bieden. Dit stelt TIAS in staat om diverse leervormen te ondersteunen (zoals B2B en B2C, wel of niet geaccrediteerd) en in te spelen op trends zoals microcredentials en stapelbare programma’s.
- Gepersonaliseerd onderwijs: Door de naadloze integratie van Eduframe met Canvas LMS kan de onderwijscatalogus op een overzichtelijke manier online worden aangeboden. Daarnaast is het mogelijk om cursisten gepersonaliseerde communicatie en onderwijsinhoud voor te schotelen, wat de betrokkenheid vergroot en essentieel is voor het stimuleren van een Leven Lang Leren.
Dat vertaalt zich voor TIAS o.a. naar de volgende kernresultaten:
- 4500+ actieve lerenden die gebruikmaken van Eduframe.
- 600+ cursustemplates die via Eduframe automatisch worden gesynchroniseerd met de online catalogus en Canvas.
- 4,2 / 5 gemiddelde tevredenheid over het cursusaanbod, behaald mede dankzij Eduframe.
TIAS School for Business and Society is de gezamenlijke business school van Tilburg University (TiU) en de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). TIAS biedt diverse geaccrediteerde en niet-geaccrediteerde opleidingen aan, waarbinnen cursisten de mogelijkheid hebben om verschillende leertrajecten te volgen. Deze verschillende modules worden aangeboden als open programma’s, waaronder MBA’s, masters, advanced programs, masterclasses en korte cursussen. Daarnaast ontwikkelt TIAS maatwerkprogramma’s voor haar corporate partners.
Marijn Veijgen is Manager IT Innovatie bij TIAS en heeft een cruciale rol gespeeld in het verbeteren van de enterprise architectuur bij TIAS School for Business & Society. Hij heeft verschillende projecten binnen het veranderprogramma van TIAS begeleid. Zo heeft hij zich ontfermd over het ontwikkelen van een roadmap voor toekomstige onderwijsprogramma’s en de implementatie van het nieuwe studenteninformatiesysteem.
“Als School for Business and Society is het ons doel om leiders te ontwikkelen die de samenleving dienen door het bedrijfsleven te transformeren. TIAS gelooft dat business as usual geen optie meer is: een transformatie is noodzakelijk als we de uitdagingen van deze tijd het hoofd willen bieden.
Om een dergelijke transformatiegerichte mentaliteit via ons onderwijs te bevorderen, hebben we een integrale, op competenties gebaseerde benadering ontwikkeld van wat wij ‘Business & Society’ noemen. Dit betekent dat competenties op het gebied van verantwoord leiderschap, samenwerking, businessmodellering en duurzame innovatie in al onze programma’s zijn geïntegreerd.”
– Marijn Veijgen, Manager IT Innovatie bij TIAS
Een snel veranderende arbeidsmarkt vereist dat lerenden nieuwe vaardigheden blijven ontwikkelen om professioneel wendbaar te blijven. Deelnemers zijn daarom steeds vaker op zoek naar flexibel onderwijs dat past bij hun drukke leven en gepersonaliseerd is op basis van hun behoeften. TIAS zag al vroeg in dat de klassieke onderwijsarchitectuur fundamenteel op de schop moest om hieraan te voldoen.
“We willen met TIAS graag de school worden voor bedrijfstransformatie die de maatschappij dient. In 2020 hebben we daarom een nieuwe strategie voor onze business school gedefinieerd om die missie te verwezenlijken. We hebben ons toen gerealiseerd dat de implementatie van deze strategie een rigoureuze innovatie vereist. We hebben vijf strategische prioriteiten gedefinieerd, waarvan de eerste was: ‘voldoen aan de behoeften en verwachtingen van de moderne cursist’. Dat gaat vooral over het toevoegen van flexibiliteit aan programma’s, het introduceren van verschillende lesvormen, en het mogelijk maken van stapelbare programma’s en microcredentials.”
– Marijn Veijgen, Manager IT Innovatie bij TIAS
“De tweede prioriteit die we definieerden, was ‘digitale transformatie’. Hoe voegen we waarde toe, niet alleen in onze programma-uitvoering, maar ook aan de leerreis als geheel? En hoe optimaliseren we onze interne processen? Een duidelijke uitkomst van onze analyse was dat we – om deze twee strategische prioriteiten te verwezenlijken en zowel B2B- als B2C-doelgroepen te kunnen bedienen – een nieuw SIS-platform nodig hadden dat de flexibiliteit biedt om verder te gaan dan traditioneel cohort-gebaseerd onderwijs.”
Belangrijkste eisen van TIAS voor het nieuwe Studenteninformatiesysteem (SIS):
TIAS definieerde drie belangrijke eisen die de rode draad vormden tijdens hun zoektocht naar een nieuw studenteninformatiesysteem:
- “Ten eerste moet het ons helpen onze interne processen te automatiseren en te standaardiseren met een moderne, API-gebaseerde architectuur.”
- “Ten tweede moet het SIS meer maatwerk en gepersonaliseerde programma’s kunnen leveren, naast de meer traditionele programma’s die nog steeds een belangrijk onderdeel van ons aanbod vormen.”
- “Ten derde hadden we een gebruikersgericht platform nodig dat is ontworpen met het oog op Leven Lang Leren en een sterke focus heeft op de leerervaring.”
TIAS zocht een systeem dat processen kan standaardiseren, maar tegelijkertijd personalisatie mogelijk maakt. De keuze viel op Eduframe, juist omdát het geen standaard systeem is.
“We hadden ook voor een traditioneel SIS kunnen kiezen, dat ongeveer 90% van alle traditioneel bekostigde Nederlandse hogescholen & universiteiten gebruikt. Die systemen bieden doorgaans veel functionaliteiten, waarvan je een deel eigenlijk niet nodig hebt in het executive volwassenenonderwijs. We realiseerden ons dat deze traditionele systemen niet helemaal aan onze belangrijkste eisen voldeden. Daarom hebben we uiteindelijk gekozen voor Eduframe van Drieam.”
– Marijn Veijgen, Manager IT Innovatie bij TIAS
Een SIS en LMS die hand in hand gaan
Een LMS, zoals Canvas, is specifiek ontworpen voor het beheren van leerervaringen. Het LMS biedt docenten de tools om lesmateriaal te creëren, leeractiviteiten te organiseren, feedback te geven en de voortgang van cursisten te volgen. Cursisten kunnen in het LMS lesmateriaal terugvinden, opdrachten indienen en samenwerken met medecurstisten.
Een SIS, zoals Eduframe, richt zich met name op het administratieve en organisatorische aspect van onderwijs. Het SIS beheert onder andere de inschrijvingen van cursisten, cursusroosters, betalingen en rapportages. Waar het LMS zich richt op de inhoud en interactie van het leerproces, zorgt het SIS voor de administratieve ruggengraat die nodig is om alles soepel te laten verlopen.
Voordelen voor administratieve medewerkers
Door Eduframe te integreren met Canvas LMS, kan een groot deel van deze administratieve processen worden geautomatiseerd of vereenvoudigd. Dit maakt het voor TIAS makkelijker om in te spelen op de veranderlijke behoeften in de markt.
Met Eduframe synchroniseert TIAS hun cursuscatalogus rechtstreeks met de eigen website, waardoor het online aanbod altijd up-to-date is. De opleidingspagina’s van de nieuwe website worden opgebouwd met data die via de API van Eduframe worden uitgelezen.
In Eduframe kunnen nieuwe cursussen en cursusedities worden aangemaakt op basis van templates. Ook kunnen per cursuseditie colleges, toetsen en meetings in bulk worden gepland en kunnen benodigde onderwijsmiddelen worden toegewezen. Deze informatie wordt vervolgens automatisch gesynchroniseerd met Canvas LMS waardoor dubbel werk wordt voorkomen.
TIAS benut Eduframe onder andere het beheren van betalingen en facturatie, waarbij deze gegevens automatisch worden gekoppeld aan de inschrijvingen en cursusvoortgang in Canvas LMS.
Door de integratie van Eduframe met Canvas LMS kan TIAS niet alleen de voortgang van cursisten volgen, maar ook gedetailleerde rapportages genereren over inschrijvingen, betalingen en leerresultaten.
Een verbeterde leerervaring dankzij de integratie met Canvas
De combinatie van Canvas en Eduframe zorgt daarnaast voor een verbeterde leerervaring voor de cursist.
Wanneer een cursist zich bij TIAS inschrijft via Eduframe, wordt deze automatisch geregistreerd in Canvas LMS. Dit zorgt ervoor dat cursisten direct toegang hebben tot hun cursussen zonder extra administratieve stappen. Dankzij Single Sign-On (SSO) kunnen cursisten één account gebruiken voor beide systemen.
Cursusgegevens, zoals roosters en deadlines, worden gesynchroniseerd tussen Eduframe en Canvas LMS, zodat cursisten altijd up-to-date informatie hebben. Ook kunnen ze meetings of belangrijke data eenvoudig synchroniseren met hun eigen Agenda-app.
Cursisten bij TIAS kunnen via Eduframe de volledige onderwijscatalogus bekijken en zich eenvoudig aanmelden voor vervolgcursussen. Ook maakt Eduframe inzichtelijk welke cursussen gestapeld kunnen worden tot een volledig (geaccrediteerd) programma.
Tot slot kunnen cursisten makkelijk hun certificaten downloaden van reeds afgeronde modules om hun ontwikkeling aan te tonen.
Daarmee biedt de combinatie van beide systemen een antwoord op de wensen en eisen van TIAS.
TIAS vond in Drieam een vertrouwde langetermijnpartner met een gezamenlijke visie op een Leven Lang Leren. De volgende factoren waren van essentieel belang bij het laten slagen van de implementatie van Eduframe.
Belangrijkste succesfactoren van de samenwerking tussen TIAS en Drieam
Betrokken projectmanagement
Vanaf de start van het project hebben TIAS en Drieam nauw samengewerkt om het project te laten slagen. In elke fase van de implementatie vonden er open gesprekken plaats en werden mogelijke risico’s voortdurend besproken en zo veel mogelijk beperkt.
Zorgvuldig procesontwerp
TIAS en Drieam brachten eerst samen de zes sleutelprocessen in kaart die met hulp van Eduframe zouden kunnen worden geoptimaliseerd. Voor die zes processen is een gedegen functioneel en technisch ontwerp opgesteld. Dit gebeurde in nauw overleg met alle TIAS-medewerkers die ook in de dagelijkse gang van zaken betrokken zijn bij deze processen. Eerst werden de pijnpunten binnen de bestaande processen in kaart gebracht en vervolgens is er gebrainstormd over de kansen en eisen voor de toekomst. Hierdoor kon Drieam de software op specifieke punten verder uitbreiden en kon TIAS de processen intern op één lijn brengen, nog vóór de officiële lancering.
Gedegen training
Na de procesontwerpfase kozen we voor een ‘train de trainer’-strategie: een aantal personen binnen TIAS zijn door de begeleiders van Drieam opgeleid om het meeste uit Eduframe te halen. Zij zijn vervolgens de kennisdragers binnen de organisatie en delen de nieuwe processen en werkwijzen met hun collega’s. Zo wordt de opgedane kennis en kunde direct in de organisatie verankerd, nog voordat de go-live plaatsvindt.
Nauwe samenwerking en doorlopende ondersteuning
Gedurende het hele project hebben TIAS en Drieam altijd nauw samengewerkt om tot het best mogelijke resultaat te komen. Ook in de eerste zes maanden na de lancering, tijdens de zogenoemde ‘hypercare-fase’, was de samenwerking intensief. In die periode is Eduframe verder ontwikkeld.
Zo kunnen er nu volledige opleidingen met studiepunten, scripties en transcripties worden aangeboden, zodat TIAS ook hun master- en MBA-programma’s via Eduframe kan aanbieden. TIAS en Drieam blijven nu én in de toekomst samenwerken om de ontwikkeling van Leven Lang Leren met Eduframe te stimuleren.
In de praktijk zorgt de implementatie van Eduframe ervoor dat TIAS grote stappen kan zetten op het gebied van automatisering en procesoptimalisatie, waardoor de werkdruk daalt en er minder overhead nodig is bij groei. Dit heeft ruimte gecreëerd voor een uniforme manier van werken bij programmacoördinatoren en een betere ervaring voor de cursist.
“Het terugkoppelen van resultaten van Canvas naar je SIS is echt waardevol. Dankzij die verbinding kunnen we in Eduframe zien dat een cursist een cursus heeft afgerond en met die informatie activeren we bijvoorbeeld weer marketing- en salesautomatiseringen in HubSpot. Dit geeft ons de mogelijkheid om proactief contact op te nemen met die cursisten, wanneer ze klaar zijn voor de volgende stap in hun persoonlijke groei.”
– Marijn Veijgen, Manager IT Innovatie bij TIAS
Daarnaast worden databronnen gecombineerd in Power BI voor betere inzichten en wordt de cursuscatalogus direct vanuit Eduframe op de website aangeboden. ” De opleidingspagina’s van de nieuwe website worden opgebouwd met data die via de API van Eduframe worden uitgelezen. Al deze integraties en automatiseringen samen leveren onze organisatie veel tijdwinst op,” aldus Marijn.
Met 92 opleidingsprogramma’s heeft TIAS nu een breed aanbod van geaccrediteerde en niet-geaccrediteerde programma’s dat via Eduframe op de eigen website wordt aangeboden.
Voor de toekomst verwacht Marijn dat Eduframe nog meer kan bijdragen aan de transformatie naar een Leven Lang Leren bij TIAS. Hij voorziet vooral dat Eduframe kan helpen om cursisten veel sneller te helpen, zonder persoonlijk contact, één van de kernwaarden van TIAS, uit het oog te verliezen. Door met Eduframe tijd te besparen bij administratieve taken, blijft er meer ruimte over om aandacht aan de cursist te schenken.
“Ik ben benieuwd wat Eduframe in de toekomst nog meer kan doen om een Leven Lang Leren te bevorderen. Niet alleen aan de administratieve kant, maar ook aan de voorkant door nog meer adaptieve leertrajecten aan te bieden.”
– Marijn Veijgen, Manager IT Innovatie bij TIAS
