Verhoog de betrokkenheid bij enquêtes met Qualtrics LTI: Inzichten van de Universiteit van Sunderland

Voor de University of Sunderland is het verbeteren van cursusevaluaties de afgelopen twee jaar een belangrijk speerpunt geweest. Hun eerdere proces was inefficiënt: tijdrovend voor medewerkers en lastig toegankelijk voor studenten. Dit leidde tot een lage betrokkenheid en beperkte feedback. Tijdens een recent webinar deelde Adam Duell, Senior Learning Technologist bij Sunderland, hoe zij deze uitdagingen hebben aangepakt door Qualtrics LTI te integreren met Canvas LMS.

Het resultaat? Een fenomenale stijging van 177% in de respons op niet-verplichte enquêtes. Hieronder lees je hoe ze dat deden – plus vijf ‘best practices’ om de betrokkenheid bij evaluaties binnen jouw instelling te verhogen.

De Uitdaging: Lage betrokkenheid en inefficiënte processen

Vóór de overstap naar Qualtrics LTI vertrouwde Sunderland op interne systemen zoals SITS en eVision voor het verspreiden van vakevaluaties. Enquêtes werden via e-mail verstuurd, maar dat proces liep stroef: de distributie kostte tot wel 10 uur per zes weken, systemen vertoonden regelmatig time-outs en studenten misten vaak de notificaties. Hierdoor bleven de responspercentages achter, wat het verzamelen van waardevolle feedback bemoeilijkte.

De Oplossing: Qualtrics-enquêtes direct embedden in Canvas LMS

Adam en zijn team zochten een oplossing die de distributie zou stroomlijnen, de betrokkenheid zou verhogen en de werkdruk zou verlagen. De universiteit beschikte al over licenties voor Qualtrics en Canvas LMS; de plek waar studenten de meeste tijd doorbrengen. Om de drempel te verlagen, zochten ze naar een manier om Qualtrics-enquêtes naar Canvas te brengen.

Zo kwamen ze uit bij Qualtrics LTI, een door Drieam ontwikkelde integratie die enquêtes naadloos inbedt in Canvas. Door Qualtrics direct binnen de vertrouwde Canvas-omgeving te gebruiken, kunnen medewerkers data-gedreven inzichten verzamelen in elke fase van de learner journey. Studenten hoeven hun leeromgeving niet meer te verlaten, waardoor het evaluatieproces sneller, gemakkelijker en een integraal onderdeel van de studie-ervaring wordt.

Vijf Best Practices voor een hogere enquête-respons

Om te zorgen dat studenten en docenten op de hoogte blijven, gebruikte Sunderland overkoepelende aankondigingen (announcements) in Canvas voor geplande herinneringen.

“We gebruiken meerdere interventies om studenten en docenten meer te betrekken bij het evaluatieproces. Aan het begin van het academiejaar kan ik al herinneringen inplannen voor docenten om hun tussentijdse en eindevaluaties te publiceren. Ook hebben we het publiceren van de enquêtes een verplicht onderdeel gemaakt van onze cursus-audits. Tot slot vragen we docenten om de enquêtes tijdens colleges te benoemen en er aan het einde van een les even tijd voor in te ruimen.”

– Adam Duell, Senior Learning Technologist

In onderstaande video legt Adam uit hoe Sunderland de ‘Announcement’ functionaliteit van Canvas gebruikt om de zichtbaarheid van hun enquêtes te verhogen:

Via het project “Being, Belonging, Becoming” zette Sunderland in alle eerstejaars vakken al vroeg in de onderwijsperiode een enquête uit om studenten te identificeren die het risico liepen om uit te vallen.

“Op onze universiteit hebben we verschillende Faculty Academic Support Leads (FASL’s), die contact opnemen met studenten als zij hulp nodig hebben. De periode in het semester tussen week drie en zeven is het moment waarop uitval het meest voorkomt. We voegden een check-in toe aan alle eerstejaars modules. Ongeveer 8% van de respondenten gaf aan te overwegen te stoppen. Onze ondersteuningsteams (FASL’s) konden hierdoor direct het gesprek aangaan. Zo hebben we de overgrote meerderheid kunnen behouden en hun welzijn verbeterd.”

– Adam Duell, Senior Learning Technologist

In onderstaande video legt Adam Duell uit hoe Sunderland een gerichte interventie opzette door middel van de “Being, Beloning, Becoming” enquêtes, om zo studenten die al vroeg in hun academische carrière twijfelen over hun gemaakte keuzes te ondersteunen en te behouden.

In het eerste jaar steeg het aantal reacties op niet-verplichte enquêtes met maar liefst 177% van 5.229 naar 14.262. Door deze resultaten intern te delen, creëerde Sunderland een sneeuwbaleffect.

“In ons eerste jaar hebben we een groei van bijna 180% gerealiseerd. We hoopten op een verdubbeling, maar een bijna verdrievoudiging was een waanzinnig resultaat, met dank aan de Qualtrics LTI integratie met Canvas. Het heeft niet alleen ons leven makkelijker gemaakt, maar maakt het ook makkelijke voor studenten om de enquêtes daadwerkelijk te vinden en in te vullen. Met meer data wordt het ook makkelijker om passend te handelen. Het delen van deze cijfers binnen de instelling is essentieel om momentum te bouwen en verdere adoptie aan te moedigen.”

– Adam Duell, Senior Learning Technologist

In onderstaand fragment licht Adam toe hoe Sunderland deze opvallende stijging van 177% in reacties op niet-verplichte enquêtes heeft bewerkstelligd.

Sunderland verwerkte de Qualtrics-enquêtes in de standaard cursustemplates. Met de bulk-distribution functie van de Qualtrics LTI konden ze enquêtes over alle Canvas-cursussen verspreiden in slechts enkele minuten. Dit bespaarde meer dan 100 uur aan handmatig werk per jaar.

“We maken gebruik van de ‘bulk distribution’ functie van de Qualtrics LTI. Dit betekent dat we een enquête die in Qualtrics is ontworpen, in één keer kunnen verspreiden over alle door ons geselecteerde Canvas-cursussen. Het is ongelooflijk efficiënt en effectief. We herzien onze vragenlijsten elk jaar in april en publiceren ze rond juni naar alle cursussen voor het komende academische jaar. Op deze manier hebben we een eigen distributiemethode gecreëerd die ons enorm veel tijd, fouten en moeite bespaart.”

– Adam Duell, Senior Learning Technologist

Na het eerste jaar vormde de universiteit een werkgroep van academici en medewerkers om de vraagstelling te verfijnen. Door de vragen anders te verwoorden, heeft Sunderland de lengte van de gemiddelde enquête met 30% weten in te korten. Dit maakt het makkelijker voor studenten om ze in te vullen, terwijl de belangrijkste inzichten behouden blijven.

“Sommige van onze enquêtevragen waren op een manier geschreven die eerder geschikt was voor academici dan voor studenten. Bovendien hebben veel studenten aan onze diverse universiteit het Engels niet als moedertaal. Daarom besloten we een gebruikersgroep te vormen met studenten om onze vragen te beoordelen. Alleen al door de formulering aan te passen, konden we de enquête met 30% inkorten. De groepsleden kregen hierdoor bovendien een gevoel van ‘empowerment’ en verantwoordelijkheid..”

– Adam Duell, Senior Learning Technologist

Het Resultaat: Meer respons, minder werk

Door Qualtrics LTI te integreren met Canvas en deze vijf best practices toe te passen, zag de University of Sunderland een transformatie in studentbetrokkenheid. De respons op niet-verplichte evaluaties steeg met bijna 180% in slechts één jaar tijd.

Met deze toename aan data kan de universiteit nu écht onderbouwde verbeteringen doorvoeren in de leerervaring. Het succes van Sunderland onderstreept hoe krachtig het is om feedbackprocessen daar te plaatsen waar de student zich al bevindt.

Wil je dieper in het succesverhaal van Sunderland duiken en hun vijf ‘best practices’ om de betrokkenheid bij enquêtes te verhogen in meer detail ontdekken? Bekijk dan de volledige sessie: ‘Driving Impact with Data: Leveraging Canvas LMS and Qualtrics LTI to Boost Engagement, Response Rates, and Retention’ (Engels). Hierin legt Adam het volledige traject uit en vertelt hij hoe je deze strategieën kunt toepassen binnen jouw eigen instelling.