This page is intended for program coordinators and/or others responsible for implementing Portflow within a program. This page outlines a roadmap for adopting Portflow within one course or program, including vision of portfolio, integration into educational process, attention to configuring the tool, the process agreements, as well as training materials for teachers and students.
The 6 phases of the adoption route are each elaborated on in more detail. Remember to document your choices or agreements at each step . This helps you keep an overview, maintain a unified approach and vision, and facilitate communication to end users.
Use the timeline or buttons per phase to view information for each phase. Each phase includes links to documents or other materials that are relevant to that phase.
Deze pagina is bedoeld voor opleidingscoördinatoren en/of andere verantwoordelijken voor de implementatie van Portflow binnen een opleiding. Op deze pagina is een stappenplan uiteengezet om binnen één opleiding Portflow in gebruik te nemen, met o.a. visie op portfolio, integreren in onderwijsproces, aandacht voor het configureren ervan, de afspraken voor het gebruik, maar ook het trainen en instrueren van docenten en studenten.
De 6 stappen van de adoptieroute zijn elk in meer detail uitgewerkt. Denk eraan om bij elke stap opleidingsspecifieke keuzes of afspraken te documenteren. Dit helpt je om het overzicht te houden, een eenduidige aanpak en visie te hanteren en om communicatie naar eindgebruikers te vergemakkelijken.
Gebruik de tijdlijn of de knoppen per fase om de informatie per fase te bekijken. Per fase wordt gelinkt naar documenten of andere materialen die in deze fase relevant zijn.
Aan het eind van deze fase heb je een helder beeld van wat er al goed gaat en waar nog ruimte is voor verbetering.
Naast de evaluatie die door de centrale projectgroep wordt uitgevoerd, is het heel verstandig om ook binnen de opleiding regelmatig te evalueren hoe het werken met de tool en de ingerichte werkafspraken ervaren worden. Doe dit zowel met het docententeam als met de studenten.
Er is een template evaluatieformulier beschikbaar waar je gebruik van kan maken, maar het kan al heel waardevol zijn om iedereen 1 a 2 maanden ervaringen op te halenbij de kerngebruikers.
Aan het eind van deze fase heeft je opleiding Portflow in gebruik genomen en weet iedereen waar ze terecht kunnen met vragen.
Bij de ingebruikname van Portflow zullen er vragen onstaan onder de gebruikers. Voor een positieve eerste ervaring is het daarom belangrijk dat iedereen weet hoe en waar ze hulp kunnen krijgen wanneer ze vastlopen. Om te zorgen dat alles vooraf goed klaar staat en het aantal vragen te beperken tot een minimum is het handig om de ‘klaar voor de start’ checklist door te lopen. Zorg daarnaast dat er een duidelijk antwoord is op onderstaande vragen.
6.1 Welke hulp kan een docententeam krijgen tijdens deze fase?
6.2 Hoe ziet de supportboom binnen de organisatie eruit?
Aan het eind van deze fase zijn docenten en studenten getraind in het gebruik van Portflow.
Het is de verantwoordelijkheid van het kernteam om de docenten binnen de opleiding te trainen, maar er kan hiervoor hulp worden gevraagd aan het centrale team. Heb hier niet alleen aandacht voor het werken met de tool, maar ook juist de werkafspraken hoe de tool wordt ingezet binnen het onderwijsteam.
Er worden ook verschillende resources beschikbaar gesteld door het centrale implementatieteam, namelijk:
Voor studenten geldt ook dat het met name belangrijk is welke verwachtingen er worden gecommuniceerd ten aanzien van hun gebruik van Portflow. Zorg dat dit bijvoorbeeld tijdens een eerste mentorles of coachsessie aan de orde komt, maar documenteer het ook (in bijvoorbeeld een studiewijzer). Zo kunnen studenten het altijd terugvinden.
Aan het eind van deze fase is duidelijk op welke manier jullie in de opleiding gebruik willen gaan maken van Portflow.
Dit is verreweg de belangrijkste en meest complexe stap. Portflow kan veel verschillende onderwijstypes en -processen ondersteunen. In deze fase ga je bepalen hoe jullie Portflow gaan gebruiken in het onderwijs. Als het goed is heb je hier tijdens de training de eerste stappen in gezet.
Let op! Zorg dat alle inrichtingskeuzes ook gedocumenteerd worden!
Heb je inspiratie nodig van andere opleidingen of scholen? Bekijk de factsheets.
Heb je een manier nodig om het proces te ontwerpen en vast te leggen? Gebruik de voorbeeld tijdlijn in Miro. Hiervoor log je in met een account op MIRO en dupliceer je het bord.
Weet je nog niet zo goed hoe Portflow past bij jouw onderwijs? We hebben 7 van de meest voorkomende onderwijs-scenario’s geïdentificeerd. Voor alle scenario’s hebben we uitgewerkt hoe Portflow gebruikt kan worden.
Aan het eind van deze fase heb je een uitgewerkte planning en een overzicht van de doelen die je wilt bereiken met Portflow.
Voordat het kernteam aan de slag gaat met de nieuwe portfolio tool, is het waardevol om de uitgangspunten met het portfolio-onderwijs samen helder te hebben. Dit helpt om op een later moment sneller keuzes te maken. Beschrijf wat de onderwijsvisie is, welk(e) doel(en) de opleiding wil bereiken met het implementeren van de portfolio software en hoe het portfolio een rol moet spelen in verschillende onderwijs- en toetsingprocessen. Besteed hier ook aandacht aan de mate van zelfsturing die een student dient te hebben. Maak hierbij gebruik van het bolletje ‘Doelen en Ambities’ in de praatplaat.
| Wat | Wanneer | Verantwoordelijk |
|---|---|---|
| Inrichtingskeuzes zijn bepaald en gedocumenteerd | 6 weken voor GL | |
| Training- en instructiematerialen docententeam zijn gereed | 4 weken voor GL | |
| Docenten krijgen toegang tot de elearning | 3 weken voor GL | |
| Docenten ontvangen een training en team-specifieke werk- en inrichtings instructies | 2 weken voor GL | |
| Studenteninstructies zijn gereed | 2 weken voor GL | |
| Studenten worden geïnstrueerd | 1 week voor GL | Docenten |
| Go-live (GL) | GL datum | |
| Eerste evaluatiemoment | 4 weken na GL |
Aan het eind van deze fase heeft het kernteam kennisgemaakt met Portflow.
In deze fase maakt het kernteam kennis met Portflow en wordt getraind in het gebruik ervan. Om de training zo effectief mogelijk te laten verlopen is het belangrijk dat alle deelnemers van tevoren de beschikbare e-learning op een eigen moment volgen. Dit zorgt ervoor dat in de training meer aandacht kan worden besteed aan inrichtingskeuzes en werkafspraken.
